主旨：
為加速本縣都市設計審議行政效率，敬請貴會協助轉知相關會員，於案件申請時，請衡量執行進度、各項期程掌握等因素，避免因個別因素，以致無法如期審議，造成行政效率降低及行政資源浪費，詳如說明，請查照。
說明：
一、為因應申請需求並顧及行政效率，本府召開都市設計審議委員會議（專案小組及委員會），依慣例均會提前通知受託單位召開審議會議之日期，俾利提前準備；然近期有多次受託單位於會前表示能依限繳交審議報告書，結果無法依限提送，以致原訂會議無法如期召開，除浪費行政資源外，亦造成審議委員之不便。
二、為避免類似情形發生，爾後經本府與申請或受託單位協定會議召開日期後，如可視為歸責於申請或受託單位之因素，而無法依限繳交者，後續將俟審議報告書送達至府後，再行依序遞補排定審議；另常因召開會議時，申請單位未充分授權，以致受託單位無法回應委員之疑義而審議未果，建議申請單位親自出席說明或明確授權為宜。